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Reglamento de Usuarios/as

REGLAMENTO DE USUARIOS/AS DEL MREC

Aprobado por RESOL-2018-243-APN-MRE

 

CAPITULO I - DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 1- -El presente reglamento es de aplicación y acatamiento obligatorio para todos los usuarios de La Coordinación de Gestión Documental del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, en adelante “el Archivo” y del personal que tengan funciones decisorias y operativas, cuya responsabilidad conlleva el cumplimiento de estas disposiciones.

ARTÍCULO 2- El objeto de este reglamento es la conservación, guarda y acceso al Patrimonio Histórico Documental.

ARTÍCULO 3- El Archivo tiene como función adecuar el manejo y la aplicación de los métodos de conservación preventiva y de la disciplina archivística moderna sobre los documentos, mediante la remisión detallada para su custodia y clasificación, facilitando así, el acceso a las consultas de los usuarios.

ARTÍCULO 4- El Archivo es la dependencia encargada de preservar, organizar, clasificar, describir y difundir el Patrimonio Histórico Argentino, propiciando el conocimiento, el estudio y la investigación con base en los documentos que se encuentran bajo su guarda, los que por ningún motivo podrán ser donados, transferidos o enajenados.

ARTÍCULO 5- La destrucción, mutilación, el extravió o cualquier daño que por dolo o culpa se cause a los documentos, es responsabilidad de quien lo ejecutare y será sancionado conforme a las leyes de la materia aplicable.

 

CAPITULO II - FACULTADES DEL PERSONAL DEL ARCHIVO

ARTÍCULO 6- El personal del Archivo tiene las siguientes facultades y obligaciones:

6.1- Instrumentar las medidas necesarias para la organización, la clasificación, la descripción, la conservación y la difusión de los documentos del Archivo.

6.2- Reunir los documentos con valor histórico de las distintas áreas del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto. Las áreas competentes serán las encargadas de ordenar, clasificar e inventariar sus documentos antes de remitirlos al Archivo.

6.3- Ordenar y mantener actualizado los inventarios de las series documentales pertenecientes al Archivo.

6.4- Asegurar la conservación y reproducción de los documentos que integren el acervo del archivo, siempre que los recursos materiales y de almacenamiento digital lo permitan.

6.5- Recopilar de las distintas áreas dependientes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto todos los documentos debidamente ordenados y clasificados.

6.6- Custodiar la documentación a fin de conservarla en las mejores condiciones de seguridad y preservación, como de cumplir con las leyes de acceso, en especial a la protección de datos personales.

6.7- Autorizar la consulta y reproducción de los documentos y determinar cuáles quedan excluidos por causa justificada.

6.8- El personal del Archivo podrá limitar o denegar el acceso a determinados documentos que por sus características no se encuentren en condiciones para su consulta, sea porque se encuentra en riesgo por su estado de conservación y/o por tratarse de documentación clasificada como secreta, confidencial y/o reservada.

6.9- Registrar las entradas y salidas de las copias digitalizadas de documentos que se envíen para su consulta de diferentes dependencias del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, haciendo del traslado de documentación original la excepción y no la regla.

6.10- Participar y desarrollar actividades de difusión del Patrimonio Histórico Documental, que se considere de interés para el público en general.

6.11- Asesorar a las áreas dependientes del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto en temas relacionados con el Archivo.

6.12- Autorizar el acceso a la Sala de Consulta a los usuarios.

6.13- Supervisar que los servicios a los usuarios sea conforme a este reglamento.

6.14- Resolver cualquier asunto o controversia que se suscite con los usuarios.

6.15- Aplicar las sanciones previstas por este reglamento.

 

CAPITULO III- PERMISOS Y PROHIBICIONES DE LOS USUARIOS

ARTÍCULO 7- Toda persona que quiera tener acceso a los documentos que se encuentran bajo la guarda del Archivo deberá sujetarse a las siguientes reglas:

7.1- Los usuarios externos e internos deberán cumplir con las normas de control de ingreso al edificio teniendo acceso únicamente a los sectores habilitados a los fines de la atención al público.

7.2- Los usuarios podrán ingresar a la Sala de Consulta únicamente con los elementos autorizados previamente por el/la referencista de Sala. El resto de sus pertenencias deberán ser depositadas en los lugares provistos a tal fin por el Archivo.

7.3- Antes de retirarse de la Sala de Consulta, los usuarios deberán devolver al personal del Archivo los documentos puestos a su disposición, en las mismas condiciones en que los recibieron.

7.4- Está prohibido utilizar las instalaciones del Archivo para fines distintos a su naturaleza y objeto.

7.5- Está prohibido tomar imágenes fotográficas con flash.

7.6- Atento razones de conservación, está prohibido fotocopiar los documentos y la utilización de scanner por parte de los usuarios.

7.7- Queda terminantemente prohibido escribir y/o apoyarse o apoyar objetos sobre el material de consulta, incluso los papeles donde se toma nota.

7.8- Se encuentran prohibidas las actitudes y/o conductas de los usuarios que puedan perturbar a aquellas personas que circulen y/u ocupen espacios compartidos, o que afecten al mantenimiento del orden, el cuidado de las instalaciones, equipamientos y materiales cuyo ámbito tengan acceso y/o uso.

7.9- Está prohibido fumar, introducir y/o ingerir alimentos y/o bebidas en la Sala de Consultas.

7.10- Se recuerda a los usuarios que los documentos oficiales del Estado, se encuentran establecidos conforme el Código Civil y Comercial de la Nación.

Teniendo en cuenta lo mencionado, la mutilación, deterioro, robo, hurto o sustracción parcial o total de los documentos quedan sujetos a la aplicación del Código Penal.

7.11- El usuario podrá manifestar sus quejas y/o sugerencias en la sección observaciones de la “Planilla de Consulta”.

 

CAPITULO IV- PROCEDIMIENTO PARA LAS CONSULTAS

ARTÍCULO 8- A fin de acceder a la documentación obrante en el acervo documental del Archivo de la Cancillería, el interesado debe solicitar un turno a través del correo electrónico institucional, indicando el material objeto de la consulta.

ARTÍCULO 9- El consultante deberá contar con un documento personal que acredite su identidad para poder ingresar a la Sala de Consulta.

ARTÍCULO 10- Una vez ingresado el usuario a la Sala de Consulta, deberá completar un formulario denominado “Planilla de Consulta”, en donde se registrarán los datos personales y el material de consulta.

ARTÍCULO 11- Los documentos objeto de la consulta deberán ser fehacientemente citados por el usuario en la planilla mencionada en el artículo anterior, siendo la manera correcta la siguiente: Archivo del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto (AMREC), Nombre de la Sección, Número de Caja y Número de Expediente.

ARTÍCULO 12- En el caso de que el usuario deba cancelar un turno ya solicitado y confirmado, deberá hacerlo con 48 horas de anticipación, a efectos de reprogramar la cita.

 

CAPITULO V- ACCESO A LA DOCUMENTACIÓN

ARTÍCULO 13- El acceso a la documentación del Archivo y su consulta queda garantizado de conformidad con lo que dispone este reglamento y los principios generales sobre acceso a la documentación en la administración pública, sin perjuicio de las restricciones definidas por ley o las que puedan establecerse por razones de conservación. Especialmente se velará por el riguroso cumplimiento de la legislación de protección de datos personales y sensibles.

ARTÍCULO 14- La Dirección de Gestión Documental tiene la competencia para establecer los criterios concretos de accesibilidad de cada serie documental, de acuerdo con la legislación vigente.

ARTÍCULO 15- El Archivo establecerá los registros de los documentos que se consideren convenientes a efectos informativos.

ARTÍCULO 16- El Archivo puede restringir el acceso a aquella documentación, cuya manipulación pueda poner en peligro su integridad debido a su antigüedad o estado de conservación.

ARTÍCULO 17- Las consultas de los documentos del Archivo serán en días hábiles, en el horario de 10:00 a 15:30 horas, los que podrán variar de acuerdo a las necesidades del Archivo.

ARTÍCULO 18- El usuario podrá consultar un máximo de cuatro cajas en cada uno de los turnos solicitado. En el caso de querer ampliar la consulta, el usuario deberá solicitar un nuevo pedido de turno a través del correo electrónico institucional.

ARTÍCULO 19- Los documentos sólo podrán consultarse en la mesa asignada al usuario en la Sala de Consulta, y sin forzar en ningún caso la apertura de expedientes o carpetas contenedoras.

ARTÍCULO 20- El investigador deberá proveerse de guantes de látex a fin de manipular el material de consulta para su preservación y para protección propia del consultante.

ARTÍCULO 21- Se encuentra prohibido remover los documentos de sus carpetas, retirar elementos de sujeción, sin previa autorización del responsable de la Sala de Consulta, quien evaluará en todos los casos la posibilidad de apertura de los elementos atados, cocidos y/o enganchados.

ARTÍCULO 22- Se encuentra prohibido alterar el orden interno de las cajas que contienen la documentación a consultar.

ARTÍCULO 23- Está permitida la entrega al usuario de una copia de manuscritos originales en un dispositivo, siempre que la documentación se encuentre digitalizada.

ARTÍCULO 24- El personal del Archivo se reserva el derecho a retirar la documentación de consulta en el caso de que el usuario no cumpla con las normas de preservación anteriormente mencionadas.

ARTÍCULO 25- El usuario al momento de retirarse, deberá entregar al responsable de Sala el material consultado en el mismo estado en el cual fue entregado.

 


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